Инструкцией по ведению делопроизводства


Указ Президента Азербайджанской Республики "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в государственных органах, в юридических лицах. В пункт 1 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Исключен в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Установить, что общий контроль за соблюдением инструкцией по ведению делопроизводства "Инструкции по ведению делопроизводства в государственных органах, в юридических лицах и бюджетных организациях, находящихся в государственной собственности, контрольный пакет долей акций которых принадлежит государству" инструкцией по ведению делопроизводства Отдел по работе с документами и обращениями граждан Администрации Президента Азербайджанской Республики. В пункт 3 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Настоящий Указ вступает в силу со дня опубликования. Настоящая инструкция регулирует ведение делопроизводства в государственных органах, в юридических лицах и бюджетных организациях, находящихся в государственной собственности, контрольный пакет долей акций которых принадлежит государству далее — организацииа также подготовку, регистрацию, движение, исполнение, учет документов, их передачу в архив. Делопроизводство в органах местной исполнительной власти ведется на основании "Инструкции по работе с документами в аппаратах глав исполнительной власти городов, районов и городских районов Азербайджанской Республики". Положения настоящей инструкции не относятся к ведению делопроизводства в инструкцией по ведению делопроизводства относительно обращений граждан. Пункт 1 изложен в новой редакции в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Делопроизводством является деятельность организации по организации работы с документированием и документами, связанная с осуществлением ею своих задач. Делопроизводство в организациях ведется на государственном языке Азербайджанской Республики. В пункт 2 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Делопроизводство инструкцией по ведению делопроизводства организациях осуществляется канцелярией или специально выделенными для этой цели сотрудниками инструкцией по ведению делопроизводства - службы делопроизводства. Контроль за соблюдением службой делопроизводства требований настоящей Инструкции осуществляется руководством организации. Обязанность по осуществлению контроля за соблюдением правил ведения делопроизводства в подчиненных организациях несут их головные организации. Основными инструкцией по ведению делопроизводства службы делопроизводства являются: 4. В пункт 4 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. В зависимости от структуры, а также от объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной и децентрализованной. В централизованном порядке делопроизводство ведется в инструкцией по ведению делопроизводства с небольшим количеством структурных подразделений и объемом документооборота до 25. В децентрализованном порядке делопроизводство ведется в организациях со сложной структурой и объемом документооборота свыше 25. В централизованной системе делопроизводства прием документов и корреспонденции, не подлежащей регистрацииих отправка, учет, распределение структурным подразделениям, а также регистрация документов, их оформление, формирование дел осуществляется в службе делопроизводства. А в нецентрализованной системе делопроизводства прием документов и корреспонденции, не подлежащей регистрации, их отправка, учет, раздача структурным подразделениям осуществляется в службе делопроизводства, регистрация документов, их оформление, формирование дел осуществляется структурными подразделениями. В пункт 5 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. При смене руководителей организаций и структурных подразделений прием и передача дел или находящихся на исполнении документов производится по акту. Один экземпляр акта хранится в службе делопроизводства. При увольнении или переводе на другую работу исполнитель обязан передать по акту имеющиеся у него дела и документы лицу, вновь назначенному на данную должность или временно замещающему его. В акте перечисляются все дела и отдельные документы с указанием состояния их исполнения. Общие требования к исполнению документов 7. Юридическими основаниями создания распорядительных документов решений, распоряжений, приказов в организациях являются: 7. Для изготовления документов используются бланки и бумага форматов: А4 210 x 297 мм и А5 210 х 148 мм по межгосударственному стандарту 9327-60 "Бумага потребительская. В пункт 7 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. В организациях с большим документооборотом применяются бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатается наименование вида документа решение, протокол, приказ и т. Документы, изготовляемые от имени двух или более организаций, составляются без бланка. Бланки на распорядительную документацию разрабатываются по межгосударственному стандарту 6. Бланки должны изготавливаться на белой бумаге номер 1. В исключительных случаях допускается применять бумагу, слабо окрашенную в светлые тона. В пункт 9 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. При составлении часто повторяющихся однотипных документов извещения, письма инструкцией по ведению делопроизводства др. На бланках организаций, изготавливаемых типографским способом, печатаются следующие реквизиты: 11. Государственный герб Азербайджанской Республики в соответствии с изображением, установленнымутвержденным Законом Азербайджанской Республики от 23 февраля 1993 года ; 11. Реквизиты печатаются в верхней части бланков в углу или продольнокак правило, на государственном языке Инструкцией по ведению делопроизводства Республики. Использование бланков с реквизитами, напечатанными на иностранном языке, допускается только в том случае, если текст документа пишется направляющей этот бланк организацией на иностранном инструкцией по ведению делопроизводства. В пункт 11 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Плановая, финансовая, статистическая и другая специальная документация изготовляется и оформляется в порядке, установленном законодательством. При изготовлении документов важно указание наименования организации воспроизводится в бланке документа и наименования вида документа кроме писемзаголовка документа кроме документов, телеграмм и совещаний, текст которых печатается на бумаге формата А5 210 х 148адресование, датирование индексация документа, проставление отметок о согласовании текста документа, об оформлении документа, проставлении отметок о прохождении исполнении документа. В пункт 13 внесены изменения в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства Президента Азербайджанской Республики от 14. Тексты документов состоят, как правило, из двух частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием изготовления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения. Если основанием к созданию документа является другой документ, в его первой части указывается наименование вида документа в именительном падеженомер, дата и текст документа, на основании которого издается данный документ. Инструкцией по ведению делопроизводства второй части по характеру действий, по исполнителям, по срокам и по другим инструкцией по ведению делопроизводства может быть разделен на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть приказ, указание и т. Тексты, инструкцией по ведению делопроизводства части или отдельные предложения инструкцией по ведению делопроизводства могут быть унифицированы. Унификация текстов заключается в выработке языковых трафаретов для документов, содержащих идентичную или постоянно повторяющуюся информацию. Заголовок документа пишется перед текстом в середине листа. Заголовок документа должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем": "О серьезных недостатках. На исходящих документах письмах, справках информационного характера, докладных записках точно указываются реквизиты адресата. При этом необходимо соблюдать следующие требования: 17. Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. В пункт 17 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Правильное составление документа, четкое изложение его содержания и способ, своевременное и качественное выполнение поручения являются обязанностью непосредственно исполнителя. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документ датируется должностным лицом, подписавшим или утвердившим его. Дата документа, а также даты, имеющиеся в содержании документа, должны быть записаны цифрами. Элементы даты проставляются последовательно на одной строке: число, месяц, год например: 15. Регистрационный номер документа состоит из номенклатурного номера документа из порядкового номера регистрации документа, выдается при регистрации документа и отображается в регистрационном штампе до количества листов и даты. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа. В пункт 20 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. При необходимости оценки целесообразности или обоснованности документа требуется осуществить его согласование. Согласование осуществляется в пределах организации или между различными организациями. Для этого документы до инструкцией по ведению делопроизводства подписания должны быть завизированы соответствующими должностными лицами. В пределах организации согласование осуществляется между руководителями соответствующих структурных подразделений. На проектах распорядительных документов виза исполнителем проставляется на первом экземпляре, на оборотной стороне последнего листа текста. На исходящих документах визы проставляются инструкцией по ведению делопроизводства экземпляре, остающемся в организации. В состав визы входят фамилия имя визирующего, его личная подпись и дата. Замечания к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза будет иметь следующую форму: подпись имя и фамилия дата Замечания прилагаются. Согласование документов между различными организациями осуществляется путем проставления руководителями соответствующих организаций грифа согласования, получения документа согласования или представления протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования состоит из слов "Согласовано" или "Согласен", должности, имени и фамилии лица, с которым согласовывается документ, личной подписи инструкцией по ведению делопроизводства даты например: "Согласовано" министр здравоохранения Азербайджанской Республики подпись имя и фамилия дата. Гриф согласования располагают в правом верхнем углу титульного листа документа. Общие требования к удостоверению документов 24. В целях придания документу официального характера и наделения его юридической силой документ должен быть удостоверен. Удостоверения производится путем подписания, регистрация, проставления печати. В пункт 24 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. В состав подписи входит название должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, имя и фамилия. Если должностное лицо, которое должно подписать документ, отсутствует на рабочем месте, документы подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом, необходимо указывать фактическую должность, имя и фамилию лица, подписавшего документ. Запрещено подписывать документ с пометкой "взамен" или поставив прочерк перед должностью. Документы, отправляемые руководителю государственного органа, должны быть подписаны руководителем отправляющего органа, а при его отсутствии — заместителем, исполняющим его обязанности. Если документ составлен на бланке, то должность лица, подписавшего документ, обозначается сокращенно например: Председатель подпись имя и фамилия. Если документ составлен не на бланке, то должность лица, подписавшего документ, обозначается полностью например: Председатель Государственного комитета по градостроительству и архитектуре Документы, адресуемые организациям, подписываются руководителем адресующей организации или его заместителями. А документы, адресуемые физическим и юридическим лицам, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения или его инструкцией по ведению делопроизводства. Документы, направляемые руководителю государственного органа, подписываются руководителем государственного органа, а в его отсутствие - исполняющим его обязанности заместителем. В пункт 25 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Документы коллегиальных органов, в также документы, за инструкцией по ведению делопроизводства которых ответственны два или более лица, оформляются соответственно двумя или более подписями протоколы, финансовые документы и т. В этих случаях подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям наименования должностей разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Если документ подписывается двумя или несколькими должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, инструкцией по ведению делопроизводства документ, инструкцией по ведению делопроизводства распределение обязанностей между членами комиссии например: Председатель комиссии: подпись - имя и фамилия Члены комиссии: подпись - имя и фамилия подпись - имя и фамилия подпись - имя и фамилия и т. Отменен в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Утверждаются следующие документы: положения, уставы организаций их структурных подразделений, перспективные и текущие планы, акты проверочно-ревизионного характера, акты приема и передачи дел, отдельные разновидности протоколов и другие документы, которые руководство организации считает нужными. В пункт 30 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Документ утверждается грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа. Элементами грифа утверждения являются: слова "Утверждено" или "Утверждаю", наименование должности, личная подпись, имя и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Распорядительный документ издается в случаях, когда введение документа требует осуществления дополнительных мероприятий. На документе, составленном на бланке организации, ставится печать. На финансовые документы, справки, удостоверения, уставы, положения, трудовые книжки, акты о выделении и уничтожении документов, а также, в необходимых случаях, и на другие документы, требующие удостоверения их подлинности, наряду с проставлением подписи прикладывается печать с изображением Государственного герба Азербайджанской Республики. Организации, не имеющие печати с изображением Инструкцией по ведению делопроизводства герба Азербайджанской Республики, пользуются инструкцией по ведению делопроизводства печатью. Печать не должна закрывать наименование должности и личную подпись. Требования к документам, изготовляемым компьютерным машинописным способом 33. Подготовка документов компьютерным машинописным способом осуществляется в соответствии с требованием межгосударственного стандарта 6. Тексты документов, печатающихся инструкцией по ведению делопроизводства компьютере за исключением финансовых, статистических инструкцией по ведению делопроизводства таблицдолжны печататься шрифтом "Arial" 12 в формате A4 с междустрочным интервалом "1" или "1,5". В пункт 33 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. При печатании документов следует оставлять на листе поля следующих размеров: 34. Тексты документов формата А5 по межгосударственному стандарту 9327-60 печатаются через один межстрочный интервал, тексты документов, издаваемых типографским способом, через два межстрочных интервала, а тексты других документов через полтора межстрочных интервала. Первая строка каждого абзаца документа печатается, отступив пять-восемь печатных знаков от границ левого поля. В названиях организаций все слова и специальные существительные, входящие в их состав, кроме вспомогательных слов, инструкцией по ведению делопроизводства с прописной буквы Государственный Комитет по Проблемам Семьи, Женщин и Детей, Государственный Комитет по Делам Беженцев и Вынужденных Переселенцев, Торгово-Промышленная Палата и т. В названиях структурных подразделений, организаций с прописной буквы пишется только первое слово например: Аппарат Государственного Комитета Азербайджанской Республики по Статистике. Названия отдельных структурных единиц в составе структурных подразделений пишутся со строчной буквы например: Отдел трудовой статистики Государственного Комитета Азербайджанской Республики по Статистике. В названиях районных городских органов исполнительной власти все слова пишутся с прописной буквы Исполнительная Власть Наримановского Района, Лянкяранская Городская Исполнительная Власть и т. Инструкцией по ведению делопроизводства пункт 39 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишутся прописными буквами например: Министерство Национальной Безопасности - МНБ. Документы с инструкцией по ведению делопроизводства и более страницами должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Номера проставляются арабскими цифрами. Порядок оформления приложений к документам 43. Приложения к документам могут быть следующих инструкцией по ведению делопроизводства 43. Приложения, направляемые в виде инструкцией по ведению делопроизводства документов с сопроводительным письмом, должны иметь все необходимые для документа элементы наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметки о согласовании, утверждении и т. В пункт 44 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от инструкцией по ведению делопроизводства. Если документы за исключением распорядительных имеют приложения, упомянутые в тексте, то отметка о наличии приложения проставляется в тексте перед подписью документа и оформляется по следующей форме: Приложение: на 20 л. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в примечании о приложении перечисляются их наименования с указанием количества листов и экземпляров например: Приложение: 1. Если к основному документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: наименование вида документа и наименование организации или составителя документа, дата индекс документа и приложение к нему: всего на 5 л. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Копирование, размножение документов и стенографические работы 46. Для снятия с документов копий требуется указание или разрешение соответствующего руководящего должностного лица. Руководитель структурного подразделения определяет количество копий, адреса рассылки и подписывает бланк заказа. Инструкцией по ведению делопроизводства копий документов причастным сторонам осуществляется по разрешению руководства организации. Если копии документа изготавливаются компьютерным машинописным способом не на бланке организации, а на обычном листе, то текст документа, включая реквизиты бланка, переносится полностью. В верхнем правом углу первого листа копии пишется слово "Копия". Копии, на которых отсутствует подпись, проставленная на подлиннике, полученные компьютерным машинописным способом с помощью копировальных технических средств, подписываются должностным лицом, заверяющим их верность с подлинником, и в соответствующих случаях скрепляются печатью. Для заверения копий снизу от реквизита "Подпись" в левом поле добавляется заверительная отметка "Верно", указываются должность лица, заверившего копию, его личная подпись, имя и фамилия, дата заверки и ставится печать например: Верно: Руководитель службы делопроизводства подпись имя и фамилия дата 50. Для размножения с помощью копировальных технических средств предоставляется подлинник документа, который после снятия с него копий возвращается и подшивается в дело. Подлинник документа и экземпляры размноженного приложения к нему регистрируются под одним и тем же номером. Стенограммы заседаний и совещаний, проводимых у руководителя организации, составляются, оформляются в соответствующем порядке и хранятся в службе делопроизводства. По поручению руководства соответствующие аудио, записи и записи на электронных носителях могут быть сданы в архив на постоянное хранение или списаны путем обезмагничивания. Об этом составляется акт или делается запись в соответствующей книге. Если стенограммы сделаны посредством звукозаписывающих магнитных носителей, то эти материалы хранятся в службе делопроизводства. В пункт 52 внесены изменения в соответствии с Указом Инструкцией по ведению делопроизводства Азербайджанской Республики от 14. Составление и оформление решений 53. Решение может приниматься коллегиальным органом организации. Текст решения бывает лаконичным и сжатым из двух частей: констатирующей и распорядительнойза исключением обстоятельств, предусмотренных вторым абзацем пункта 54 данной Инструкции. В пункт 53 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. В констатирующей части инструкцией по ведению делопроизводства причины принятия решения, цели предписываемых действий. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и продолжается после наименования организации, принимающей решение, словом "решил", которое печатается, не прерывая текста. Распорядительная часть делится на пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру действий. Действия одинакового характера перечисляются в одном пункте отдельными абзацами. В качестве исполнителя указываются организации или структурные подразделения, в случае, когда исполнение мероприятия поручается конкретному лицу, указывается должностное лицо. В последнем пункте распорядительной части указывается организация, ее структурное подразделение или должностное лицо, на которых возлагается контроль за исполнением решения. Наименование организации, ее структурного подразделения или полное наименование должности, имя и фамилия должностного лица пишутся в винительном падеже. В пункт 55 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Проекты решений передаются лицам, готовившим эти документы, для внесения поправок и дополнений, которые они считают необходимыми. Затем проекты возвращаются ответственному лицу для окончательного оформления и подписи. К инструкцией по ведению делопроизводства, подготовленным для подписи, исполнители прилагают список организаций, структурных подразделений и должностных лиц, которым должны быть разосланы подписанные документы. Принятые решения подписываются председателем и секретарем коллегиального органа и доводятся службой делопроизводства до исполнителей в семидневный срок. Решения регистрируются в соответствующем журнале, номер по данному журналу является номером решения. Запрещается внесение изменений в принятые решения без согласия руководителя организации. Составление и оформление распоряжений 60. Текст распоряжения состоит из одной распорядительной части. Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы, начинающаяся формулировками типа "В соответствии", "В целях" и т. При этом распорядительная часть должна отделяться от констатирующей части абзацем изложена с помощью таких глаголов, как "поручить", "довести до сведения", "предложить", "утвердить" и т. В пункт 60 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Распоряжение подписывается руководителем организации и регистрируется в инструкцией по ведению делопроизводства книге в хронологической последовательности в пределах календарного года. Регистрационный номер по данной книге, является номером распоряжения. Составление и оформление приказов 62. Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, инструкцией по ведению делопроизводства основанием для издания приказа, в распорядительной перечисляются предписываемые действия. В пункт 62 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Распорядительная часть приказа начинается словом "приказываю", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста. Намечаемые мероприятия располагаются по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания имени и фамилии конкретного исполнителя структурного подразделения или должностного лица. Текст приказа согласовывается с причастными структурными подразделениями, а в необходимых случаях - с подчиненными причастными организациями. В окончательный вариант проекта приказа поправки могут вноситься только руководителем организации, который подписывает приказ и проставляет дату. При подготовке приказа исполнитель определяет необходимость его рассылки в структурные подразделения инструкцией по ведению делопроизводства подчиненные организации и устанавливает тираж. Список адресатов печатается на обороте последнего листа приказа или прилагается в виде самостоятельного документа при большом тираже. Приказы нумеруются в течение календарного года и регистрируются в соответствующей книге. Составление инструкцией по ведению делопроизводства оформление инструкцией по ведению делопроизводства 67. Протоколированию подлежат заседания коллегиальных органов организаций, а также другие заседания и совещания по указанию руководителя организации. Текст инструкцией по ведению делопроизводства должен состоять из двух частей: вводной и основной. В пункт 68 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Во вводной части расширенного протокола указываются имена и фамилии председателя и секретаря заседания, список приглашенных, имя и фамилия докладчика докладчиковназвание обсуждаемого вопроса вопросов. В расширенных протоколах сначала записывается краткое содержание докладов и выступлений, а затем решение. Решение начинается словом "решил", которое печатается через три межстрочных интервала после предыдущего текста по границе левого поля листа. С новой строки абзаца записывается текст принятого решения. Протоколы стенографируемых заседаний оформляются кратко. В таком инструкцией по ведению делопроизводства указываются название вопроса вопросовстоящего стоящих на повестке дня заседания, имена и фамилии докладчика докладчиков и выступавших по данному вопросу, записывается решение, принятое по каждому из обсуждавшихся вопросов. При составлении протоколов стенографируемых заседаний содержание выступлений не приводится, но к протоколу прилагается текст стенограммы, составленный в соответствующем порядке. Протокол подписывается руководителем организации и секретарем заседания и нумеруется в пределах календарного года. Составление и оформление справок и докладных записок 73. Текст справки и докладной записки должен состоять из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй - выводы и предложения. Справки и докладные записки печатаются на бланках организаций и подписываются руководителями организации или ее структурного подразделения. Справки, выдаваемые по просьбе граждан, составляются на общих бланках или бланках с трафаретным текстом, утверждаются подписью руководителя организации и регистрируются в соответствующей книге. Составление и оформление акта 77. Текст акта должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указывается основание для составления акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер права данной работы, установленные факты, а также выводы и предложения. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание вопроса, затронутого в данном акте, и формулироваться с помощью отглагольного существительного в именительном падеже например: "Подготовка школ к новому учебному году". Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события. В конце текста акта перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются должности подписавших. При наличии особых инструкцией по ведению делопроизводства у составителей акта или присутствовавших они излагаются ниже подписей или на отдельном листе. Инструкцией по ведению делопроизводства и оформление писем, телеграмм и телефонограмм 83. Письма составляются для изложения просьбы запросаответа на просьбу, а инструкцией по ведению делопроизводства сообщений информационного характера, и только по одному вопросу. Сопроводительные письма составляются в том случае, если требуются пояснения относительно характера исполнения или цели направления документа. Текст письма, как правило, должен состоять из двух логически связанных между собой частей. В первой части приводится описание фактов или событий, послуживших основанием для составления письма, во второй излагаются выводы, предложения или просьбы. В пункт 84 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Телеграфная переписка ведется только по вопросам срочного характера. При ответе на запрос перед текстом телеграммы указывается номер этого запроса. В конце текста до подписи ставится исходящий номер. Телеграммы печатаются в двух экземплярах и визируются исполнителем. После подписи телеграммы передаются в службу делопроизводства для отправления. Телеграммы пишутся без переноса слов и без исправлений. Подпись инструкцией по ведению делопроизводства с новой строки и утверждается печатью. Телефонограммы используется для передачи сведений по телефону в пределах страны, города, района. При передаче телефонограммы указывается: кому она адресована, должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, дата и час передачи, должность и фамилия того, кто передал текст, номер телефона организации. Документооборот представляет собой прохождение документов в организации с момента их поступления в нее или создания до момента использования или отправления. Организация документооборота в организациях должна отвечать следующим требованиям: 88. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в организациях осуществляется службой делопроизводства, а в структурных подразделениях - сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, подготовке корреспонденции к инструкцией по ведению делопроизводства по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается. Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес инструкцией по ведению делопроизводства или даты отправки и получения документа. На всех входящих документах в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп. Поступившие документы после их регистрации и проставления в регистрационном штампе индекса передаются на рассмотрение руководству организации или структурного подразделения. Руководителю организации передаются документы государственных органов, другие важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также документы, исполнение которых требует его решения. Остальные документы передаются его заместителю или руководителю структурного подразделения. Документы, адресованные инструкцией по ведению делопроизводства лицом, как правило, следует направлять непосредственно им. В пункт 90 внесены изменения в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства Президента Азербайджанской Республики от 14. Поступившие документы должны передаваться на рассмотрение в день их регистрации. Телеграммы и другие срочные документы передаются на рассмотрение исполнение в первую очередь. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству организации вместе с поступившими документами или с соответствующей справкой. Результаты рассмотрения отражаются в резолюциях, которые проставляются соответственно руководителем организации, его заместителем или руководителем структурного подразделения в отведенном по межгосударственному стандарту 6. Резолюции должны содержать ясное исчерпывающее указание о характере исполнения документов исполнителях. В пункт 92 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Поступившие документы после рассмотрения их руководством возвращаются в службу делопроизводства для перемещения текста резолюции в регистрационную карточку и постановки их, в необходимых случаях, на контроль, а затем отправляются по назначению. В пункт 93 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Основным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Основной исполнитель должен согласовывать с другим исполнителем исполнителями справку, составленную для инструкцией по ведению делопроизводства в связи с исполнением документа. Если другой исполнитель исполнители не согласится со справкой, составляется отдельная справка и представляется в службу делопроизводства для информирования делопроизводства. Соисполнители документа обязаны предоставить основному исполнителю необходимые материалы сведения и оказать ему другую надлежащую помощь. Исполнители в равной мере отвечают за своевременную и качественную подготовку документов. Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам, или тем работникам, которые выделены для этой цели. В пункт 94 внесены изменения инструкцией по ведению делопроизводства соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Передача поступивших документов из одного структурного подразделения в другое производится службой делопроизводства по указанию руководства организации, о чем делается отметка в регистрационной карточке и соответствующем журнале. Процесс подготовки документа включает в себя составление, согласование, оформление, регистрацию применительно к регистрируемым документам и отправку исходящего документа. Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанные документы передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, подготовку конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи в тот же день. Документы передаются для отправки полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления кроме простых отправлений. Без крайней необходимости документы заказной почтой не отправляются. Службой делопроизводства проверяется правильность адресов на конвертах, наличие приложений, указанных в основном документе, и при выявлении соответствующих недостатков документы возвращаются исполнителям. Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения. Несколько документов, направляемых одновременно в один адрес, могут вкладываться в один конверт. Переданные для отправки документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день. Внутренние документы готовятся, оформляются исполняются в пределах организации. Прохождение внутренних документов на этапах инструкцией по ведению делопроизводства подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. Проекты распорядительных документов инструкцией по ведению делопроизводства согласования их в соответствующем порядке передаются инструкцией по ведению делопроизводства организации на рассмотрение или на подпись. После подписания указанные документы регистрируются, размножаются в количестве, соответствующем приложенному списку рассылки, и передаются пересылаются для исполнения. Докладные записки на имя руководства организации или структурного подразделения, справки, инструкцией по ведению делопроизводства и другие внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения использования инструкцией по ведению делопроизводства соответствующие структурные подразделения либо помещаются в дело. Доставка документов внутри организации осуществляется сотрудниками структурного подразделения, отвечающими за делопроизводство. Рассылаемые документы доставляются по назначению курьерами. Телеграммы и другая срочная документация доставляется немедленно, а остальные документы не менее двух инструкцией по ведению делопроизводства в день. В пункт 101 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе контролируемых и других наиболее важных документов, на всех этапах прохождения осуществляется с внесением определенной пометки в соответствующий журнал и. В пункт 102 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Передача документов в пределах структурных подразделений производится сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое ставится в известность служба делопроизводства. В регистрационной карточке делается соответствующая пометка о передаче документа. Регистрация документов и построение справочного аппарата 104. Инструкцией по ведению делопроизводства документа заключается в проставлении на нем регистрационного номера и указании в регистрационной карточке необходимых сведений о данном документе. Регистрация документов осуществляется службой делопроизводства организации и сотрудниками структурных подразделений, ответственным за делопроизводство. Не требуют регистрации документы, не представляющие непосредственной необходимости для осуществления задач организации поздравительные письма и приглашения, книги, журналы, бюллетени, рекламные извещения и плакаты, программы заседаний, совещаний, конференций и других мероприятий или другие сообщения о таких мероприятиях, отчеты по различным вопросам и т. Такие документы учитываются в соответствующих подразделениях организации библиотеке, бухгалтерии, отделе кадров, информационно-аналитическом отделе и т. Каждый документ в организации регистрируется только одни раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения. В организациях с объемом документооборота свыше 1000 документов в год для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Бланки регистрационных карточек изготавливаются размером 170 х 129 мм3 типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. В организациях с объемом документооборота до 1000 документов в год допускается регистрация документов только в журнале регистраций. При регистрации документов на регистрационных карточках необходимо соблюдать следующие требования: 111. При направлении документа из одного структурного подразделения в другое в регистрационной карточке записываются текст и дата резолюции. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. Справочная картотека регистрационных карточек состоит из следующих частей: 114. Разделами первой и второй частей картотеки являются числа месяца. Карточки помещаются в них соответственно по срокам исполнения и ожидаемым датам получения ответа. Разделы третьей части соответствуют структурным подразделениям или самостоятельным участкам работы организации, а рубрики заголовкам дел их индексам по номенклатуре. Карточки помещаются в них в порядке регистрационных номеров. Карточки по мере исполнения документов и получения ответов перемещаются из первой и второй частей в соответствующий раздел и рубрику третей части с проставлением на них соответствующих отметок. Инструкцией по ведению делопроизводства же помещаются регистрационные карточки на документы вышестоящих организаций, присланные для сведения. Организация контроля за исполнением документов 117. Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Такой контроль имеет целью достижение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители организаций, структурных подразделений. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу делопроизводства и специально создаваемую в организации службу контроля. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. На контроль берутся: 119. По указанию руководства организации на контроль могут быть поставлены и другие документы, предусматривающие доклад о результатах исполнения. В пункт 119 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Общий срок инструкцией по ведению делопроизводства документов устанавливается самой организацией в соответствии с требованиями законодательства. В конкретных случаях руководство организации или вышестоящая организация в связи с исполнением какого-то отдельного документа может установить специальный срок исполнения. Если в документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен строго соблюдаться. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в организацию. Руководитель организации вправе продлить срок исполнения документа на основании мотивированного письменного прошения исполнителя исполнителей. В пункт 123 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Контроль за исполнением документов ведется с внесением отметок в контрольные карточки. В организациях с небольшим документооборотом контроль ведется по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. На контрольных листах, за исключением организаций, где применяется система электронного документооборота, а также и на контролируемых документах на верхнем левом поле первого листа проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю, а дополнительный экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку. В пункт 126 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. Данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Отметка об исполнении". Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается в графе "Отметка об исполнении" контрольной карточки. После исполнения документы, как правило, снимаются с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку. Снять документы с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении контролируемых документов один раз в месяц докладываются руководству организации. Данные о ходе и результатах исполнения других документов анализируются не реже одного раза в год. На основе анализа разрабатывается план соответствующих мероприятий по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины. Правила составления номенклатур и формирования дел, их подготовки для сдачи в архив и пользования текущим архивом 131. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов, систематизации инструкцией по ведению делопроизводства дел, определения сроков их хранения и дальнейшей сдачи на надлежащем уровне в архив ежегодно составляется общий номенклатурный перечень дел организации. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства с учетом предложений структурных подразделений, а утверждается руководителем организации. Исполненные документы формируются структурными подразделениями в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. До сдачи дел для хранения в архив организации служба делопроизводства должна выполнить следующие требования: 134. В соответствии с номенклатурой дел устанавливается, подлежит ли дело сдаче в архив организации. Документы, сданные в текущий архив организации, можно брать для использования только с разрешения руководства организации. В дела формируются все документы за один год, за исключением дел, переходящих на следующий год. Количество инструкцией по ведению делопроизводства в одном деле должно быть не более 200-250. Документы подшиваются в дело в одном экземпляре. При составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения в них документов в организациях проводится экспертиза документов. Экспертиза проводится постоянно действующей в организации экспертной комиссией по экспертизе документов и архивному делу. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. При подготовке документов для сдачи в государственный архив необходимо заново провести инструкцией по ведению делопроизводства экспертизу, составить перечни документов инструкцией по ведению делопроизводства дел постоянного хранения, акты на выделенные к уничтожению документы и дела. Документы в бумажном или электронном формате, в Азербайджанской Республики "О национальном архивном фонде" срока их временного хранения сдаются на постоянное хранение в государственный архив. Документы, не подлежащие сдаче в архив, решением экспертной комиссии уничтожаются по акту, утверждаемому руководителем организации. В пункт 138 внесены изменения в соответствии с Указом Президента Азербайджанской Республики от 14. При сдаче документов на постоянное хранение в государственный архив необходимо соблюдать следующие требования: 139. Особенности ведения делопроизводства по электронным документам 140. Организации вправе вести делопроизводство в электронном формате. При приеме документов в электронном формате, Организация должна применять информационную систему, указанную в Инструкции. Общие требования к составлению электронных документов в организациях: 142. Подлинники и копии электронного документа составляются и утверждаются в соответствии с Азербайджанской Республики "Об электронной подписи и электронных документах", с учетом нижеуказанных требований: 143. В организациях применяется информационная система, обеспечивающая нижеуказанные функции для ведения инструкцией по ведению делопроизводства по электронным документам: 144. Электронный документ принимается и регистрируется после проверки нижеуказанных сведений: 145. При печати электронного документа, на лицевой части первой страницы автоматически нужно поместить регистрационный код или штрих-код, отображающий нижеследующее: 146. До отправки электронного документа отправитель проверяет верное составление наличие электронной подписи, основных и дополнительных реквизитов и адресацию. Прием и регистрация электронного документа утверждается отправкой электронного извещения отправителю документа, извещение содержит: 148. При наличии обстоятельств, предусмотренных статьей 27. До получения отправителем электронного извещения о принятии электронного документа, на основании Закона Азербайджанской Республики "Об электронной подписи инструкцией по ведению делопроизводства документе", электронный документ считается не принятым. В случае неполучения извещения после отправки электронного документа в срок, указанный отправителем или определенный сторонами, отправитель информирует об этом получателя, и доставляет ему текст электронного документа посредств других средств связи. В случае если документ, зарегистрированный в качестве электронного документа, поступит также на бумажном носителе, на него наносится штамп, отображающий регистрационный номер и дату документа. В организациях, где применяется система электронного документооборота, полученные и отправленные электронные документы, в том числе, документы, находящиеся под контролем, на всех этапах движения принимаются и сдаются с ведением соответствующих записей в электронном журнале за исключением требования подписи в электронном документообороте, в соответствии с и. Правила хранения электронных документов их архивов: 153. Если Азербайджанской Республики "Об электронной подписи и электронном документе" или между участниками не предусмотрено иное, электронные документы хранятся в формате их отправки, создания или получения; 153. Выступили: Краткий текст докладов и выступлений Решили: Полностью запись принятого решения об утверждении или отклонении представленного по данному вопросу проекта. Под контролем 4 X 1,0 см. Возвращается вместе с ответом 4 X 1,5 см. Срочно 4 X 1,0 см 4. Буклеты рекламного характера, извещения, плакаты, прейскуранты 2. Пригласительные, билеты, программы заседаний и конференций, поздравительные открытки 3. Бухгалтерская документация, договоры, счет-фактура, сметы 4. Книги, газеты, журналы, бюллетени иные периодические издания 5. Журналы, графики и таблицы статистического и отчетного характера 6. Различные запросно-информационные материалы, отправляемые для справки, обзоры, учебные программы, гидрометеорологические иные прогнозы. Ваш доступ к базе данных выполняется по тарифному плану "Эконом". Оплата производится за каждый открытый ПЛАТНЫЙ документ. Перед открытием платного документа система запрашивает Ваше подтверждение и только после этого открывает документ и списывает деньги с Вашего аккаунта. Повторное открытие платного документа в течение года, открытие старых редакций этого документа и приложений к нему не требуют оплаты. Значительная часть документов базы данных "Законодательство стран СНГ" предоставляется всем пользователям бесплатно, независимо от выбранного тарифного плана.

Смотрите также:



Коментарии: